En bref. Une facture électronique doit rester lisible, intègre et accessible pendant toute sa durée de conservation. Les pièces comptables se conservent dix ans, tandis que l'administration fiscale dispose de son propre délai de reprise, d'où la règle pratique : on garde dix ans. Votre Plateforme Agréée assure cet archivage à valeur probante pour les factures qui transitent par elle. Ce qui reste à votre charge : tout ce qui ne transite pas par elle, la portabilité si vous changez de plateforme, et l'organisation de vos accès.
Trois mots qui ne veulent pas dire la même chose
Conserver, c'est garder un fichier quelque part. N'importe quel disque partagé le fait.
Archiver, c'est garantir dans la durée trois propriétés : la lisibilité (le document reste ouvrable dans dix ans), l'intégrité (il n'a pas été modifié) et la disponibilité (on le retrouve quand on le demande).
Archiver à valeur probante, c'est pouvoir le prouver, techniquement et organisationnellement, devant un contrôle ou un juge. C'est ce niveau qu'exige la facturation électronique, et c'est celui que porte une Plateforme Agréée.
Un PDF dans un dossier partagé relève de la première catégorie. Il n'a jamais eu la valeur qu'on lui prêtait ; la réforme rend simplement l'écart visible.
Combien de temps, exactement
| Nature du document | Durée usuelle de conservation |
|---|---|
| Pièces comptables (factures clients et fournisseurs, livres, journaux) | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Documents commerciaux (bons de commande, de livraison) | 10 ans |
| Contrats et pièces contractuelles | 5 ans en principe, davantage selon la nature |
| Pièces liées au contrôle fiscal | Le délai de reprise applicable à l'impôt concerné |
Ces durées relèvent de règles distinctes (comptables, commerciales, fiscales) qui se superposent. En pratique, la durée qui structure l'organisation est celle des pièces comptables : dix ans. La page officielle de Service Public Entreprendre, citée en sources, détaille les cas particuliers.
Ce que couvre votre Plateforme Agréée
Pour les factures qui transitent par elle, une PA assure l'archivage à valeur probante sur dix ans : le document au format réglementaire, ses métadonnées, et la traçabilité de son cycle de vie.
Trois conséquences pratiques, souvent sous-estimées.
Vous n'avez pas besoin de dupliquer. Conserver une copie parallèle dans un dossier partagé n'ajoute aucune garantie et crée un risque : deux versions, dont une seule fait foi.
La traçabilité fait partie de l'archive. Ce n'est pas seulement le document qui est conservé, mais aussi son parcours : dépôt, rejet éventuel, refus, encaissement. En cas de litige, c'est souvent le parcours qui tranche, pas le PDF.
L'accès doit être organisé de votre côté. Un archivage impeccable est inutile si personne dans l'entreprise ne sait s'y connecter dans trois ans. Documentez les accès comme vous documentez ceux de votre banque.
Ce qui reste à votre charge
Tout ce qui ne passe pas par la plateforme
Vos ventes B2C, vos opérations internationales, et les documents périphériques (devis, bons de livraison, contrats) ne transitent pas par le circuit des factures électroniques. Leur conservation reste organisée par vous. C'est le prolongement naturel du partage entre facture électronique et e-reporting.
L'historique antérieur au 1ᵉʳ septembre 2026
Vos factures des années précédentes ne rejoignent pas rétroactivement l'archive de votre plateforme. Elles restent où elles sont, sous votre responsabilité, jusqu'à l'expiration de leur durée de conservation. Concrètement : vous vivrez plusieurs années avec deux archives, l'ancienne et la nouvelle. Autant l'écrire dans votre procédure.
La portabilité en cas de changement de plateforme
C'est le point à vérifier avant de choisir, pas au moment de partir. Si vous changez de Plateforme Agréée, que deviennent vos dix ans d'archives ? Les bonnes réponses ressemblent à : reprise de l'historique par la nouvelle plateforme, ou export exploitable dans un format standard. La mauvaise réponse ressemble à un silence contractuel. Le sujet est traité dans changer de Plateforme Agréée.
Le scénario de la plateforme défaillante
Question rarement posée, et pourtant légitime : que se passe-t-il si votre plateforme cesse son activité ? Le cadre réglementaire encadre l'immatriculation des Plateformes Agréées, mais votre protection pratique tient à deux choses : la clause de réversibilité de votre contrat, et la capacité à exporter vos archives à tout moment. Testez cet export une fois, dans l'année. Un export jamais testé n'est pas un export.
La checklist de l'archivage serein
- Vérifier ce que couvre votre plateforme : documents, métadonnées, traçabilité, durée.
- Écrire qui a accès à l'archive, et comment on s'y connecte : dans une procédure, pas dans une mémoire.
- Organiser les documents hors circuit : B2C, international, devis, contrats.
- Traiter l'historique antérieur : où il est, jusqu'à quand, qui en répond.
- Tester un export une fois par an. C'est le seul moyen de savoir que la réversibilité existe.
Questions fréquentes
Q : Combien de temps faut-il conserver ses factures électroniques ?
R : Les pièces comptables, dont les factures, se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice. D'autres délais coexistent selon la nature des documents et le délai de reprise applicable en matière fiscale, mais la durée qui structure l'organisation reste dix ans.
Q : Dois-je conserver une copie de mes factures si ma Plateforme Agréée les archive ?
R : Ce n'est pas nécessaire pour les factures qui transitent par elle, et une copie parallèle crée un risque de divergence entre deux versions. En revanche, tout ce qui ne passe pas par la plateforme (B2C, international, devis, contrats) reste à votre charge.
Q : Qu'est-ce que l'archivage à valeur probante ?
R : C'est un archivage qui garantit et permet de démontrer la lisibilité, l'intégrité et la disponibilité du document dans le temps. C'est ce niveau d'exigence qui permet de l'opposer lors d'un contrôle ou d'un litige, contrairement à un simple fichier stocké sur un disque partagé.
Q : Que deviennent mes archives si je change de Plateforme Agréée ?
R : Cela dépend de ce que prévoit votre contrat. Les deux réponses acceptables sont la reprise de l'historique par la nouvelle plateforme ou un export exploitable dans un format standard. C'est un critère à vérifier avant de souscrire, pas au moment de partir.
Q : Mes factures antérieures au 1ᵉʳ septembre 2026 sont-elles reprises automatiquement ?
R : Non. L'archive de votre plateforme démarre avec les factures qui y transitent. Votre historique antérieur reste sous votre responsabilité jusqu'à l'expiration de sa durée de conservation.
À retenir
- Conserver ≠ archiver ≠ archiver à valeur probante : seule la troisième s'oppose en contrôle.
- Règle pratique : dix ans pour les pièces comptables.
- La Plateforme Agréée couvre les factures qui transitent par elle, avec leur traçabilité.
- Restent à votre charge : le hors circuit (B2C, international, devis), l'historique antérieur, et l'organisation des accès.
- Vérifiez la portabilité avant de choisir, et testez un export une fois par an.
Pour aller plus loin
- Sécurité et archivage chez WeInvoice
- Changer de Plateforme Agréée
- E-reporting : B2C et international
- Conformité DGFiP
- Comment choisir sa Plateforme Agréée
Article publié le 2026-09-29 par Gauthier Jozan.
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