Facturation · CRM

HubSpot × WeInvoice : vos devis signés en factures électroniques conformes

Vous continuez à vendre dans HubSpot exactement comme aujourd’hui. Dès qu’un devis y est signé, WeInvoice le reprend, le convertit au format réglementaire, lui alloue son numéro et le transmet à la plateforme de votre client. Le devis, lui, reste un devis : ce n’est pas lui que votre client reçoit comme facture.

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  • 0ressaisie entre le CRM et la facture
  • F1flux B2B domestique français
  • PA n° 0104immatriculation DGFiP

Ce que ça change

Pourquoi brancher HubSpot sur WeInvoice

  • La signature du devis déclenche tout

    Pas la création du devis, pas la transaction : la signature. Le devis signé remonte en quelques instants par la notification HubSpot, et au pire à l’heure suivante par un balayage de rattrapage. La facture émise porte la date de signature du devis et le numéro de votre série plateforme.

  • Rien ne se perd, tout se débloque

    Un devis qu’il manque une information pour facturer est parqué dans la file « Devis en attente », avec son motif : SIREN acheteur introuvable, devise autre que l’euro, numérotation à activer. Un SIREN saisi, un clic sur « Émettre », la facture part. Les blocages qui viennent d’un réglage se règlent une fois pour toutes, et les devis concernés repartent seuls.

  • Votre CRM ne change pas

    Aucun champ à créer, aucun panneau ajouté sur vos fiches : le connecteur lit vos devis signés et la fiche entreprise qui leur est associée, d’où il tire le SIREN de l’acheteur. Renseigner ce SIREN dans HubSpot évite le passage par la file pour tous les devis suivants de ce client.

Comment ça marche

Le parcours, étape par étape

  1. Ouvrez et finalisez votre compte WeInvoice

    Vérification de votre entreprise (KYC), mandat de facturation, inscription à l’annuaire, et une offre incluant l’émission. Connecter HubSpot ne dispense d’aucune de ces étapes : tant qu’elles ne sont pas finalisées, vos devis signés sont conservés, mais pas facturés.

  2. Faites ouvrir le connecteur sur votre compte

    La carte HubSpot n’apparaît dans le Marketplace WeInvoice que si le connecteur est ouvert sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, ce n’est pas une panne : c’est une ouverture à demander au support, qu’aucun écran n’active à votre place.

  3. Connectez votre portail HubSpot

    Depuis « Marketplace », section « Intégrations WeInvoice », la carte HubSpot ouvre l’écran du connecteur. « Connecter HubSpot » vous emmène sur l’écran d’autorisation HubSpot, puis vous ramène ici. Choisissez le portail sur lequel vos devis sont signés : un portail ne peut être relié qu’à une seule organisation WeInvoice.

  4. Renseignez vos réglages de facturation

    Ce que vous vendez (des biens, des prestations de services, ou les deux), l’exigibilité de la TVA et le motif de vos lignes sans TVA. Activez aussi la numérotation automatique : un devis ne porte aucun numéro de facture, c’est donc la plateforme qui l’attribue. Sans ces réglages, tous vos devis signés restent en attente.

  5. Vendez : les devis signés partent seuls

    À chaque signature, le devis est repris, converti au format réglementaire, numéroté, inscrit dans la chaîne d’audit fiscale et transmis à la plateforme de votre client. La facture se suit ensuite dans « Factures de ventes », avec son cycle de vie, comme n’importe quelle facture de la plateforme.

Conditions d’entrée

Ce qu’il faut avoir avant de connecter HubSpot

  1. L’ouverture du connecteur sur votre compte, à demander au support : la carte HubSpot n’apparaît dans le Marketplace WeInvoice qu’une fois cette ouverture faite.
  2. Un compte WeInvoice onboardé et opérationnel : vérification de l’entreprise (KYC) validée, mandat de facturation signé, inscription à l’annuaire effectuée, et une offre incluant l’émission (abonnement payant).
  3. Un portail HubSpot sur lequel vos devis sont signés : il ne peut être relié qu’à une seule organisation WeInvoice.
  4. Le SIREN de vos acheteurs, porté par la fiche entreprise HubSpot associée au devis, ou saisi dans la file au moment d’émettre.

À savoir

Les points à connaître avant de démarrer

Nous préférons les écrire ici plutôt que de vous les faire découvrir en production.

  • L’ouverture et l’installation partent de WeInvoice, pas de HubSpot

    Il n’existe pas encore de page d’atterrissage pour une installation lancée depuis le portail HubSpot : le parcours démarre dans le Marketplace WeInvoice, par « Connecter HubSpot ». L’ouverture du connecteur sur un compte n’a, elle non plus, aucun écran client : elle se demande au support.

  • Le connecteur n’ajoute aucune surface dans HubSpot

    Ni panneau sur une fiche transaction ou entreprise, ni tuile de tableau de bord : le compte des devis en attente se lit dans WeInvoice, sur l’onglet « Devis en attente ». Symétriquement, déconnecter le portail depuis WeInvoice ne désinstalle pas l’application de votre portail HubSpot : cela se fait dans HubSpot.

  • Un devis en devise autre que l’euro n’est pas facturable

    Aucun SIREN ne débloque ce cas : la facture électronique ne peut pas être émise en l’état. Il faut refaire le devis en euros dans HubSpot, ou le traiter hors plateforme.

  • Un devis parqué se rejoue tel qu’il était, ligne par ligne

    Le rejeu part du devis figé au moment de la mise en attente : corriger le devis dans HubSpot ne relance pas une ligne déjà parquée : la correction sert aux devis suivants. La file ne porte pas non plus d’action de masse : un SIREN se saisit ligne par ligne. Les blocages venus d’un réglage, eux, se règlent une seule fois.

  • L’encaissement se déclare dans WeInvoice

    Comme pour toute facture de la plateforme, le statut « Encaissée » (212) est déclaré depuis WeInvoice, via le bouton « Cash in ». Aucun événement HubSpot ne bascule automatiquement une facture à ce statut.

Foire aux questions

Questions fréquentes : HubSpot

  • Dois-je changer ma façon de vendre dans HubSpot ?
    Non. Vous gardez votre pipeline, vos devis et vos processus. Le connecteur intervient en aval, à la signature du devis : WeInvoice le reprend, le convertit au format réglementaire, le numérote et le transmet à la plateforme de votre client via notre Plateforme Agréée.
  • Mon client reçoit-il le devis HubSpot comme facture ?
    Non, et c’est l’ambiguïté que ce connecteur lève : le devis reste un devis. Ce que votre client reçoit sur sa plateforme, c’est la facture électronique émise par WeInvoice. Sa date de facture est la date de signature du devis, et son numéro vient de votre série plateforme.
  • Le connecteur est-il ouvert sur tous les comptes ?
    Pas automatiquement. La carte HubSpot n’apparaît dans le Marketplace WeInvoice que si le connecteur a été ouvert sur votre compte. Si vous ne la voyez pas, ce n’est pas une panne : c’est une ouverture à demander au support, et aucun écran ne l’active à votre place.
  • Que se passe-t-il si le SIREN de mon client n’est pas connu ?
    Le devis signé est parqué dans la file « Devis en attente » avec le motif « SIREN acheteur introuvable ». Vous saisissez les neuf chiffres sur la ligne, vous cliquez « Émettre », et la facture part. Renseigner le SIREN sur la fiche entreprise HubSpot évite le prochain passage par la file : les devis suivants de ce client passent seuls.
  • Combien de temps entre la signature et la facture ?
    Quelques instants dans le cas normal : la notification HubSpot remonte le devis signé dès sa signature. Si cette notification se perd, un balayage horaire prend le relais : comptez au pire jusqu’à l’heure suivante. C’est un délai, pas un oubli : rien n’est perdu entre-temps.
  • Que se passe-t-il si je déconnecte HubSpot ?
    Vos nouveaux devis signés ne sont plus repris ni facturés. En revanche, les factures déjà émises restent inchangées et consultables dans « Factures de ventes », et vos réglages de facturation sont conservés pour une reconnexion. L’application WeInvoice, elle, reste installée sur votre portail HubSpot tant que vous ne l’y désinstallez pas.
  • Puis-je piloter le connecteur par l’API WeInvoice ?
    Non. La connexion, les réglages et la file « Devis en attente » sont consommés par l’application web et ne figurent pas dans la référence API publique, réservée aux appels de serveur à serveur. L’API publique couvre en revanche le dépôt de vos factures et le suivi de leur cycle de vie.

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